Politique de confidentialité
Comment FORMALITES ONLINE collecte, utilise, conserve et protège vos données personnelles, dans le respect du RGPD et de la loi Informatique et Libertés.
Vos données, nos engagements
Le strict nécessaire
Nous ne collectons que les données indispensables à vos formalités, à votre facture et à la sécurité du site.
Paiement sécurisé
Vos données bancaires sont traitées par Stripe. FORMALITES ONLINE ne les stocke jamais.
Accès cloisonné
Un formaliste partenaire n’accède qu’aux dossiers qui lui sont confiés, sous obligation de confidentialité.
Vos droits en un e-mail
Accès, rectification, effacement, opposition : écrivez à rgpd@formalitesonline.fr, réponse sous un mois.
1. Objet et périmètre
FORMALITES ONLINE réalise des prestations de formalités juridiques et administratives pour les besoins professionnels des entreprises, des cabinets et des personnes créant leur activité. Ces prestations comprennent notamment la vérification des dossiers, l’identification des pièces nécessaires ou manquantes, la préparation, le dépôt et le suivi des formalités, dont les dépôts de comptes.
La présente politique explique comment les données personnelles sont utilisées dans le cadre du site www.formalitesonline.fr et de ces prestations. Elle concerne notamment les visiteurs, clients personnes physiques, contacts professionnels, dirigeants, associés, bénéficiaires effectifs, mandataires et formalistes partenaires.
2. Responsable et contact
FORMALITES ONLINE, SAS au capital de 500 euros, dont le siège social est situé Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 108 656 976, représentée par son président, Monsieur Ahmed HACENE.
Contact général : contact@formalitesonline.fr. Protection des données et exercice des droits : rgpd@formalitesonline.fr. Les demandes peuvent également être adressées par courrier au siège social.
FORMALITES ONLINE agit comme responsable des traitements dont elle détermine les finalités et les moyens essentiels, notamment sa gestion commerciale, sa facturation et la sécurité de ses propres services. Pour les opérations réalisées exclusivement pour le compte et sur les instructions documentées d’un client responsable de traitement, elle agit comme sous-traitant dans les conditions fixées par un accord conforme à l’article 28 du RGPD. La qualification dépend de l’organisation effective de chaque prestation.
3. Données traitées et origine
Selon la formalité, les données peuvent comprendre : l’identité et les coordonnées des personnes ; leur qualité dans l’entreprise ; les informations professionnelles et sociétaires ; les pièces d’identité, justificatifs, statuts, procès-verbaux, attestations, déclarations et autres documents nécessaires ; les commandes, factures, références de paiement et échanges relatifs au dossier ; les données techniques de connexion et de sécurité ; les informations professionnelles et de rémunération des formalistes partenaires.
Données de suivi de la remise et de la clôture : référence du dossier, compte de la personne ayant agi, liste et version des documents mis à disposition, dates de publication, notifications et relances, confirmation de réception, signalements et échanges de support, statut du dossier, identité et motif de l’intervention de l’administrateur. Les données de suivi du règlement de la formaliste sont limitées aux informations nécessaires à la gestion de sa rémunération. Les journaux de consultation ou de téléchargement, s’ils sont effectivement mis en place, doivent être décrits avant publication ; ils ne constituent pas une confirmation de réception par le client.
Les pièces sont demandées selon les exigences de la formalité. FORMALITES ONLINE précise les éléments nécessaires ou manquants. Les données obligatoires sont signalées lors de la collecte ou de la constitution du dossier ; leur absence peut empêcher la préparation, le dépôt ou le suivi de la formalité. Les informations facultatives sont identifiées comme telles.
Les données sont recueillies directement auprès des personnes ou communiquées par les entreprises clientes, cabinets, représentants et mandataires. Seuls les documents utiles à la prestation doivent être transmis. Les données de carte bancaire saisies dans un service de paiement sont traitées par le prestataire de paiement ; les modalités effectives sont précisées dans les informations accompagnant le paiement.
Le client qui transmet les données de tiers veille à leur communiquer la présente politique. Pour les traitements dont elle est responsable, FORMALITES ONLINE s’assure du respect de l’information prévue à l’article 14 du RGPD : dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois et, si elle intervient avant cette échéance, au plus tard lors de la première communication avec la personne ou de la première transmission des données à un autre destinataire. Les exceptions ne sont appliquées que si leurs conditions légales sont réunies. Le concours du client ne dispense pas FORMALITES ONLINE de ses propres obligations.
4. Finalités et bases légales
Pour les traitements dont elle est responsable, FORMALITES ONLINE distingue les bases suivantes :
- Relation contractuelle avec une personne physique : les opérations objectivement nécessaires à la commande et à la prestation reposent sur le contrat ou les mesures précontractuelles prises à la demande de cette personne.
- Interlocuteurs des entreprises et personnes mentionnées dans les dossiers : la gestion de la relation professionnelle et les opérations nécessaires à la formalité peuvent reposer sur l’intérêt légitime à exécuter et suivre les formalités demandées pour l’entreprise, sous réserve d’une évaluation des droits et intérêts des personnes. Le contrat avec une société ne constitue pas automatiquement une base contractuelle pour les données de tous ses dirigeants ou associés.
- Remise des documents et suivi de la fin de prestation : les données permettent de mettre les pièces à disposition dans l’espace client, d’adresser les notifications et relances de service, de traiter les difficultés signalées, d’enregistrer une confirmation ou une clôture administrative et de suivre la mise en règlement de la formaliste. Les opérations objectivement nécessaires au contrat avec une personne physique reposent sur ce contrat. Pour les interlocuteurs d’une société et la traçabilité nécessaire au suivi et à la preuve du service, le traitement repose sur l’intérêt légitime à organiser la remise des pièces, gérer les dossiers et justifier les opérations, après évaluation des droits des personnes. Les opérations réalisées comme sous-traitant restent encadrées par les instructions du client responsable de traitement. Les relances de dossier sont des messages de service, distincts de la prospection commerciale.
- Facturation et comptabilité : les traitements répondent aux obligations légales comptables et fiscales applicables à FORMALITES ONLINE. Toute autre obligation légale invoquée doit être effectivement applicable à l’opération concernée et à son responsable.
- Sécurité, prévention de la fraude et gestion des réclamations : les traitements nécessaires reposent sur l’intérêt légitime à protéger les services, prévenir les abus et établir, exercer ou défendre des droits. Les données conservées à ces fins sont limitées à ce qui est nécessaire.
- Prospection professionnelle : les messages peuvent reposer sur l’intérêt légitime lorsque leur objet est en rapport avec l’activité professionnelle du destinataire. Celui-ci est informé et peut s’opposer simplement et gratuitement à cette utilisation lors de la collecte et à tout moment. Chaque message comporte un moyen de désinscription. Dans les cas où le consentement est requis, il est recueilli préalablement et peut être retiré à tout moment.
- Cookies non exemptés : leur dépôt ou leur lecture repose sur le consentement préalable de l’utilisateur. Pour les traitements réalisés comme sous-traitant, FORMALITES ONLINE agit selon les instructions du client responsable de traitement, qui détermine la base légale applicable.
5. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles, selon leurs besoins, aux personnes habilitées de FORMALITES ONLINE, aux formalistes affectés au dossier, aux prestataires techniques, de paiement et de signature, ainsi qu’aux administrations, greffes, guichet unique et autres organismes compétents pour la formalité. Elles peuvent être transmises aux conseils, assureurs ou autorités lorsqu’une obligation applicable ou la défense de droits le justifie.
Les informations de suivi sont accessibles au client pour son dossier, à la formaliste affectée à celui-ci et aux personnes habilitées de l’administration selon leurs fonctions. Les prestataires de messagerie ou de notification n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur intervention. Le détail des échanges ou des pièces du client n’est pas transmis au prestataire de paiement lorsqu’il n’est pas nécessaire au règlement de la formaliste.
Les sous-traitants sont encadrés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD, prévoyant notamment les instructions, la confidentialité, la sécurité et les conditions de restitution ou de suppression des données. Les accès aux dossiers sont limités aux personnes habilitées pour les opérations qui leur sont confiées.
Certains destinataires agissent comme responsables de traitement distincts pour leurs propres missions, notamment les autorités compétentes et certains prestataires de paiement. Leurs traitements relèvent alors de leurs propres informations de confidentialité.
6. Transferts internationaux
Tout transfert hors de l’Espace économique européen doit être identifié et encadré conformément au chapitre V du RGPD. Selon le pays et le prestataire, il repose sur une décision d’adéquation applicable ou sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires. Les dérogations de l’article 49 sont réservées aux situations répondant à leurs conditions particulières.
Les pays concernés, les catégories de destinataires et les garanties effectivement applicables sont à préciser avant publication. Les personnes peuvent demander des informations et, lorsqu’il y a lieu, une copie des garanties à rgpd@formalitesonline.fr.
7. Conservation des données
Les données sont conservées selon leur finalité, puis supprimées, anonymisées ou placées en archivage intermédiaire à accès restreint lorsque cet archivage reste justifié. Le calendrier de conservation doit être validé et appliqué avant publication.
- Prospection : les données nécessaires à la prospection sont conservées jusqu’à trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect ; pour les clients, jusqu’à trois ans après la fin de la relation commerciale ou le dernier contact émanant du client. Une opposition met fin à leur utilisation pour la prospection. Les informations strictement nécessaires au respect de cette opposition sont conservées séparément.
- Comptabilité : les factures et pièces comptables sont conservées dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Cette durée n’est pas étendue automatiquement aux pièces d’identité ni à l’ensemble du dossier de formalité.
- Dossiers et justificatifs : ils restent disponibles pendant le traitement et le suivi de la formalité. Après clôture, seuls les éléments nécessaires à la preuve de la prestation ou à une obligation applicable sont archivés. Les durées et points de départ par catégorie doivent être arrêtés dans le calendrier de conservation, en distinguant notamment les pièces d’identité des preuves de dépôt et des échanges contractuels.
- Suivi des notifications, confirmations et clôtures : les informations nécessaires au traitement restent en utilisation courante jusqu’à la fin du suivi du dossier et des éventuels signalements. Seuls les éléments nécessaires à la preuve de la prestation ou à la défense des droits sont ensuite archivés avec un accès restreint. Avant publication, une durée et un point de départ précis doivent être fixés pour cet historique, distinctement des pièces comptables. La clôture n’entraîne pas une suppression immédiate des documents ni une conservation illimitée ; leur durée d’accessibilité dans l’espace client doit également être précisée. Le délai proposé de sept jours pour répondre à une notification n’est pas une durée de conservation RGPD.
- Comptes, partenaires, journaux techniques et sauvegardes : leurs durées sont déterminées selon les besoins effectifs de gestion, de sécurité et de continuité, et les obligations applicables. Elles doivent être précisées avant publication. Pour les données traitées comme sous-traitant, les conditions de restitution et de suppression sont définies avec le client, sous réserve d’une obligation légale de conservation.
En cas de réclamation ou de litige, les seuls éléments nécessaires peuvent être conservés au-delà du calendrier habituel pour la durée justifiée par la procédure et les délais applicables, avec un accès restreint.
8. Sécurité
FORMALITES ONLINE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, conformément à l’article 32 du RGPD. Elles visent notamment la confidentialité des pièces, la limitation des habilitations, la protection des échanges, la sécurité des accès et la gestion des incidents. Les mesures détaillées doivent correspondre aux dispositifs effectivement déployés.
Les incidents font l’objet d’une évaluation. Lorsqu’une violation répond aux conditions des articles 33 et 34 du RGPD, les notifications nécessaires sont réalisées auprès de l’autorité de contrôle et, le cas échéant, des personnes concernées. Les utilisateurs sont invités à préserver leurs identifiants et à signaler toute anomalie au contact RGPD.
9. Droits et exercice des demandes
Les personnes disposent, selon les conditions prévues par le RGPD, des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Elles peuvent retirer à tout moment un consentement, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs, et définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès dans les conditions du droit français.
L’opposition à la prospection commerciale peut être exercée à tout moment. Pour les autres traitements fondés sur l’intérêt légitime, son examen tient compte de la situation particulière de la personne et des conditions prévues à l’article 21 du RGPD. L’effacement n’est pas absolu et peut notamment être limité par une obligation de conservation ou la nécessité de défendre des droits.
Les demandes sont adressées à rgpd@formalitesonline.fr ou au siège social. FORMALITES ONLINE répond dans les meilleurs délais et au plus tard dans un mois. Une prolongation de deux mois est possible compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; la personne est informée de cette prolongation et de ses motifs dans le premier mois. Un refus est motivé et accompagné d’une information sur les recours disponibles. Un justificatif complémentaire n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité et dans la mesure nécessaire à la vérification. Lorsque FORMALITES ONLINE agit comme sous-traitant, elle transmet la demande au responsable concerné et l’assiste selon les dispositions contractuelles applicables.
Les personnes peuvent adresser une réclamation à la CNIL sur www.cnil.fr ou par courrier : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
La confirmation du client, lorsqu’elle est donnée, est enregistrée comme telle. En l’absence de réponse, une éventuelle clôture décidée après examen par l’administration est enregistrée séparément, avec son auteur et son motif, sans être présentée comme une validation du client. Cette intervention humaine ne constitue pas une décision prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé. La confirmation de réception n’est pas un consentement général au traitement des données et ne limite pas les droits RGPD. La clôture ne supprime pas la possibilité de signaler une difficulté ou d’exercer ses droits.
10. Cookies et traceurs
Les traceurs strictement nécessaires au service expressément demandé et ceux répondant aux conditions d’exemption peuvent être utilisés sans consentement. Les autres ne sont déposés ou lus qu’après consentement préalable. Accepter et refuser doivent être aussi simples ; le retrait du consentement reste accessible à tout moment.
La liste effective des traceurs, leurs finalités, les organismes concernés, leurs durées et le moyen de modifier les choix doivent être renseignés dans les informations cookies avant publication. Les treize mois ne constituent pas une durée universelle applicable à tous les cookies. La conservation du choix doit correspondre au paramétrage effectivement retenu.
11. Données de mineurs et mises à jour
Les commandes sont passées par des personnes ayant la capacité et les pouvoirs nécessaires. Des dossiers peuvent néanmoins comporter des données de mineurs, notamment associés. Elles sont limitées aux besoins de la formalité et traitées selon les règles de représentation et de protection applicables, sans promesse de suppression automatique contraire à une obligation de conservation.
La politique est mise à jour en cas d’évolution des services, des traitements ou des règles applicables. Les personnes sont informées des changements substantiels par un moyen adapté. La date affichée doit correspondre à la version effectivement publiée.
Nous vous répondons sous un mois.
Pour exercer vos droits ou poser une question sur ce document, écrivez à notre référent données personnelles. Pour toute autre demande, notre équipe reste joignable du lundi au vendredi.
