Extrait Kbis : à quoi il sert, comment l’obtenir, quand il est vraiment exigé

L’extrait Kbis est le document officiel qui atteste l’existence juridique d’une société commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il reprend les informations déclarées au registre : c’est la carte d’identité de l’entreprise.

Ce que contient un Kbis

• la dénomination, le sigle et l’enseigne, la forme juridique et le montant du capital ;
• le numéro SIREN, le code d’activité et l’adresse du siège ;
• l’identité des dirigeants, administrateurs et commissaires aux comptes ;
• la durée de la société, la date de constitution et la date de clôture de l’exercice ;
• l’existence éventuelle d’une procédure collective (sauvegarde, redressement, liquidation).

Pour un entrepreneur individuel, l’équivalent s’appelle l’extrait K. Les professions libérales et les artisans non commerçants disposent, eux, d’un extrait d’immatriculation au registre national des entreprises.

Comment l’obtenir

Le dirigeant d’une société peut télécharger gratuitement le Kbis de sa propre entreprise après s’être identifié sur le service en ligne du greffe prévu à cet effet. Toute personne peut par ailleurs commander l’extrait d’une société sur le site des greffes, moyennant quelques euros, ou le consulter dans les données publiques du registre national des entreprises.

Un Kbis n’a pas de durée de validité légale, mais la plupart des banques, bailleurs et donneurs d’ordre exigent un extrait de moins de trois mois.

Quand il n’est plus exigible

Depuis la fin 2021, les administrations n’ont plus le droit de demander un extrait Kbis aux entreprises dans leurs démarches : le numéro SIREN suffit, l’administration consultant elle-même le registre. Cette règle vaut pour les marchés publics, les demandes d’aides ou d’autorisations. En revanche, un partenaire privé, une banque, un fournisseur ou un bailleur peut toujours le réclamer.

Kbis et modifications

L’extrait reflète l’état du registre : un changement de dirigeant, de siège, d’objet ou de capital n’y apparaît qu’une fois la formalité de modification enregistrée par le greffe. D’où l’intérêt de déclarer chaque changement dans le mois qui suit, sous peine de présenter un Kbis périmé au moment où l’on en a besoin.

Les mentions à surveiller

Avant de transmettre un Kbis, relisez-le : une adresse de siège obsolète, un dirigeant parti ou un capital non mis à jour sont des signaux d’alerte pour vos interlocuteurs. Un Kbis propre, c’est une formalité tenue à jour.